Guia completo para planejar e hospedar um torneio de vôlei

Seja para uma arrecadação de fundos de caridade, uma liga recreativa competitiva, ou uma liga de clube, hospedar um torneio de vôlei é uma ótima maneira de começar um dia inteiro de vôlei. É divertido para os jogadores, treinadores, e espectadores. E, se for bem planejado, não precisa ser um dia estressante para os organizadores.

Organizar um torneio de vôlei é uma grande tarefa. Mas você quer saber o segredo de organizar um torneio de vôlei sem estresse? (Nós vamos, baixo estresse, pelo menos.) Você precisa fazer a maior parte do trabalho com antecedência. Quanto mais preparação e planejamento você fizer ANTES do dia do torneio tornará o dia muito mais tranquilo para você. Para ser honesto, assim que o dia começar, se você planejou bem o cronograma, o dia vai praticamente correr sozinho. Você só precisa estar disponível para qualquer solução de problemas.

Custos de hospedagem de um torneio de vôlei

Antes de entrar nos detalhes, é uma boa ideia ter uma noção de quais serão os custos estimados. Isso vai variar dependendo do tipo de torneio que você está organizando, mas, de modo geral, a seguir está uma lista de custos comuns para hospedar um torneio de vôlei:

• Local
• Funcionários
• Marcadores (a menos que você esteja designando jogadores que estejam entre os jogos)
• Prêmios ou prêmio em dinheiro
• Equipamento de aluguel (se não estiver coberto na autorização do local)
• Seguro (se não for coberto na autorização do local)

Três etapas para sediar um torneio de vôlei

Uma boa maneira de ver a preparação de um torneio de vôlei é dividi-lo em três fases: Planejamento , Organizando , e Correndo o dia.

Confira o prático, para download Lista de verificação de planejamento de torneio no final do artigo para um rápido resumo de cada etapa.

1. Planejamento

O estágio de planejamento é quando você decide muitos dos detalhes preliminares. Depois de confirmar esses detalhes, você pode mais facilmente organizar e administrar o torneio.

⇒ Escolha uma data

• Escolher uma data não é necessariamente tão fácil quanto verificar sua programação para um fim de semana aberto. Você deve começar com duas ou três opções em mente, em seguida, comece a ligar para um local disponível. Você poderá selecionar sua data com base na disponibilidade dos locais que atenderão às suas necessidades.
• Pense também em outras ocasiões que você deseja evitar, como feriados ou fins de semana prolongados (a menos, claro, o tema do seu torneio é o feriado em si).
• Considere também se o mau tempo pode ser um fator durante certos meses. É difícil planejar com base no clima, mas você definitivamente vai querer ter um plano de comunicação sobre potenciais cancelamentos (mais sobre isso abaixo)

⇒ Confirme o local

• Sempre há papelada envolvida no aluguel de um local, portanto, certifique-se de dar a si mesmo tempo suficiente para concluir o processo de registro, especialmente se esta for a primeira vez que você está usando o local que você selecionou.
• Não se esqueça de perguntar se todo o equipamento está incluso, ou se você precisar trazer algum de seus próprios equipamentos. Na verdade, é uma boa ideia ter alguns de seus próprios equipamentos extras de qualquer maneira, como cartões de pontuação e antenas, pois esses itens às vezes são difíceis de encontrar em salas de equipamentos bagunçadas.
• Certifique-se de perguntar sobre seguro. Está incluído em alguns locais, mas não com outros, portanto, certifique-se de estar coberto. Se você está hospedando um torneio da liga, os jogadores provavelmente serão cobertos por sua liga. Contudo, se você estiver fazendo uma chamada geral para as equipes, você precisará garantir que os jogadores estejam cobertos, caso alguém se machuque.

⇒ Decidir sobre os tipos de equipes a serem convidadas

• Se o torneio for para um clube ou liga recreativa, esta é uma etapa fácil. Contudo, se você está pensando em fazer uma convocação mais ampla para uma arrecadação de fundos de caridade ou equipes recreativas, você precisará restringir os tipos de equipes. Você está pensando em fazer um homem, mulheres, ou torneio misto? Se for misto, quais serão as regras de formato de equipe (como número mínimo de jogadoras, e será misturado ou invertido seis).
• Você também deve deixar claro o nível de competição. A última coisa que você quer é combinar um altamente competitivo, equipe de elite com uma equipe recreativa que busca diversão. Não tenha medo de ofender equipes em potencial - não é divertido para ninguém ser incompatível. E as pessoas geralmente são muito honestas sobre seu nível de habilidade.
• Se você tem uma grande variedade de equipes que desejam se registrar, adicione diferentes divisões. Dessa forma, você pode acomodar mais de um tipo de equipe. Por exemplo, você pode incluir uma divisão competitiva e recreativa, ou uma divisão masculina e feminina.

⇒ Defina uma taxa de entrada

• Se o torneio for para uma arrecadação de fundos de caridade, então você vai querer definir as taxas da equipe altas o suficiente para cobrir os custos de funcionamento do torneio, potencialmente algum prêmio em dinheiro para a equipe vencedora, e então, é claro, sobram fundos para doação.
• Se o torneio fizer parte de um clube ou liga, alguns ou todos os custos podem já ter sido incluídos na taxa de registro anual.
• Definir a taxa de entrada pode ser difícil antes de você saber quantas equipes estarão se registrando. Considere organizar o torneio apenas se um número mínimo de equipes se registrar (o que é importante ao definir a programação, também). Assim será mais fácil calcular os custos projetados e determinar a melhor taxa de entrada.

⇒ Patrocinadores

• Entre em contato com algumas empresas locais para ver se eles estariam interessados ​​em doar prêmios em dinheiro ou mercadorias para os prêmios em troca de publicidade durante o torneio.

⇒ Defina uma data limite de inscrição

• O prazo de inscrição deve ser de 1 a 2 semanas antes do dia do torneio.
• Isso é importante para ajudá-lo a organizar a programação, e determinar o número de funcionários e equipamentos necessários.
• Assim que uma equipe se registrar com você, não se esqueça de enviar a eles uma confirmação de que eles estão realmente registrados para o torneio, para que eles possam prosseguir e finalizar suas equipes. Este também é um bom momento para enviar as regras do dia para que possam se preparar, instruções, e quaisquer outras instruções relevantes.

⇒ Prêmios do torneio

• Decida quais serão os prêmios. Tipicamente, primeiro, e às vezes, as equipes em segundo lugar recebem prêmios, mesmo que seja uma arrecadação de fundos de caridade.
• Os prêmios em dinheiro são bastante populares, principalmente porque são fáceis de organizar e bem recebidos pelas equipes. O valor do prêmio em dinheiro não precisa ser muito; até mesmo a recuperação da taxa de registro é apreciada.

⇒ Plano de Comunicações

Há muitas partes móveis para hospedar um torneio de vôlei, por isso, é uma boa ideia delinear seu plano de comunicação durante a fase de planejamento.

• Tenha um contato principal para cada equipe, de preferência por e-mail (para que você possa entrar em contato com todos de uma vez), ou pelo menos por telefone. Desta forma, você pode comunicar facilmente os detalhes do torneio, e enviar quaisquer avisos de cancelamento que possam surgir.
• Certifique-se de que compartilhou SUA forma relevante de informações de contato no caso de um time ter que se retirar do torneio no último minuto. Este deve ser um telefone celular que você terá com você durante o torneio, e verificará com frequência.
• Cerca de uma semana antes do torneio, Envie por e-mail as seguintes informações para os contatos principais da equipe:
  • Regras e programação do torneio
  • Como chegar ao local, e qualquer informação relevante, como estacionamento ou quais portas usar.
  • Horário de início do torneio, e se as equipes jogando primeiro deverão ajudar a configurar as redes.
  • Se as crianças são permitidas no ginásio. Às vezes, a autorização de aluguel do local não permite crianças menores de uma certa idade por causa das responsabilidades do seguro.
  • Se uma concessão ou estande de mercadoria for montado, e quais formas de pagamento serão aceitas. Os jogadores costumam fazer as malas leves para um torneio, então, eles precisarão pensar em trazer formas de pagamento para não perderem.
• No dia do torneio, ter uma reunião com o capitão da equipe logo de manhã, antes de qualquer jogo ser jogado, para fazer uma rápida análise do fluxo do dia, cobrem algumas das principais regras, e quaisquer mensagens importantes que os jogadores precisam saber (como, há um almoço planejado, etc). É então responsabilidade dos Capitães de Equipe informar o resto de seus companheiros de equipe.

2. Organização

Agora que você sabe quando, Onde, e quantas equipes, você pode começar a organizar o próprio dia.

⇒ Crie o cronograma

• Um torneio de vôlei típico começa com um jogo round robin, que coloca as equipes em pools (ou grupos). Dependendo do número de equipes inscritas, geralmente não há tempo suficiente para que todas as equipes joguem entre si. Então, colocando-os em piscinas, as equipes jogarão com todas as outras equipes de seu grupo, e ser semeado (classificado) para a rodada de play-off.
• Por exemplo, um torneio de vôlei de doze equipes provavelmente consistiria em 3 pools com 4 times em cada pool. Isso também garante a cada equipe um mínimo de três jogos antes de seguirem para a classificação do campeonato.
• O objetivo do round robin é classificar as equipes de acordo com o número de jogos que venceram. Para esta parte da programação, colchetes são usados ​​(veja abaixo).
• Decida se a rodada de desempate é de eliminação simples ou dupla. A eliminação simples significa que, assim que uma equipe perde o primeiro jogo da rodada, eles estão fora do torneio. Eliminação dupla significa que eles estão fora do torneio depois de perderem dois jogos do playoff.
• Com base no número de equipes inscritas e no número de quadras disponíveis no local, definir o cronograma atribuindo equipes aos tribunais. As piscinas são frequentemente atribuídas ao mesmo tribunal, para que os jogadores não tenham que mover todas as suas coisas após cada jogo, mas isso vai depender do número de equipes e quadras.
• Dê tempo suficiente entre os jogos para um aquecimento básico, e para as equipes empacotar suas coisas e sair da quadra. Ter um pouco de tempo intermediário entre os jogos também ajuda as diferentes pools a ficarem relativamente próximas no tempo (embora nem sempre!) E dá aos oficiais uma pequena pausa.
• Decida se você deseja marcar uma pausa para o almoço, ou apenas começar os playoffs assim que todas as equipes terminarem de jogar o round robin. Ter uma hora marcada para o almoço é bom porque permite que todas as equipes façam uma pausa ao mesmo tempo, e evita que alguns times comecem logo nos jogos do playoff sem algum tempo para comer e descansar. Contudo, também pode tornar o dia muito mais longo.

⇒ Crie as chaves do torneio

• A rodada de desempate é onde os times começam a cruzar e jogar contra times de outros pools, com base em suas classificações no jogo round robin. É também quando as equipes começam a ser eliminadas do torneio com base na perda de um jogo - por isso, é extremamente importante obter a classificação correta.
  
• Os colchetes são usados ​​para delinear o caminho de cada equipe durante os jogos de desempate, com base em vitórias ou derrotas.
• Você definitivamente vai querer desenhar suas chaves antes do dia do torneio usando o tabuleiro e marcadores de Bristol, deixando espaços em branco para os nomes dos times a serem adicionados no dia do torneio. Você pode até mesmo gerá-los online.
• As chaves serão examinadas de perto durante o torneio pelos treinadores, jogadoras, funcionários, e até mesmo espectadores, então, se você não tem experiência em configurá-los, com certeza você vai querer pedir ajuda.
• Certifique-se de ter procedimentos claros de desempate, que são compartilhados com as equipes com antecedência. E fique com eles. Não há nada pior do que ter treinadores, jogadoras, refs, e até mesmo os espectadores tentando descobrir qual time realmente deve passar para a próxima rodada dos playoffs, e qual equipe é eliminada. As tensões podem aumentar durante os playoffs (mesmo para torneios recreativos!), Então planeje bem para evitar dores de cabeça mais tarde.

⇒ Contratar funcionários

• Depois de ter o cronograma elaborado, você pode determinar de quantos árbitros você precisará no dia. Os árbitros têm um custo, então você deseja organizar isso com precisão, para que você não esteja incorrendo em cobranças desnecessárias.
• Dependendo do nível de competitividade do torneio, uma forma de economizar custos é fazer com que jogadores de times que estão sentados arbitrem os jogos durante o round robin. Obviamente, um alto nível de arbitragem não deve ser esperado desses voluntários, e também deve haver algum tipo de sistema de honra por parte das equipes que jogam para declarar algumas de suas próprias violações (como admitir ter tocado na rede durante um bloqueio).
• Outra maneira de reduzir um pouco os custos é ter apenas um único árbitro durante os jogos round robin e nos primeiros playoffs, e, em seguida, adicione o segundo árbitro ao jogo do campeonato.

3. Correndo o dia

Ahh, todo o trabalho duro está feito! Agora, você pode sentar e deixar o dia correr sozinho! Nós vamos, não exatamente. Mas, por causa de todo o trabalho árduo que você fez antes do tempo, seu dia deve ser muito mais tranquilo. Mas, sim, você ainda tem algum trabalho a fazer.

⇒ Materiais para trazer

É extremamente importante que você tenha os seguintes itens com você no dia do torneio.

• Bolas de jogo

Considere trazer bolas de vôlei de boa qualidade em número suficiente para serem usadas como bolas de jogo. Embora as equipes tenham suas próprias bolas, você não pode confiar em cada um deles tendo decentes o suficiente. Também, às vezes, a autorização do local não inclui todo o equipamento, ou mesmo se eles fizerem, eles podem ser de baixa qualidade. As vezes, é melhor trazer o seu próprio.

• Marcadores e canetas extras

Você precisará dos marcadores e canetas para manter os colchetes atualizados, e você inevitavelmente precisará de mais canetas para os marcadores. Na verdade, é uma boa ideia amarrar uma caneta no barbante e prender o barbante em cada tabela de pontuação, além de gravar uma cópia da programação. Esses itens geralmente desaparecem!

• Fita adesiva

A fita adesiva será usada para colar as chaves do torneio de vôlei e uma cópia da programação em um local central fora da academia. Lembre-se de que muitas vezes haverá um pequeno grupo reunido em torno das chaves para verificar a classificação da equipe, portanto, escolha um local que possa lidar com tráfego intenso e uma pequena multidão de pessoas.

• Cópias da programação

Certifique-se de ter cópias suficientes da programação para gravar uma em cada uma das tabelas de manutenção de pontuação, e depois alguns em locais-chave dentro e ao redor do ginásio. E sempre certifique-se de manter pelo menos uma cópia para você!

• Cópias dos cartões de escalação da equipe para treinadores

Tenha cópias extras dos cartões de escalação da equipe. Mesmo se você acabar com extras, eles podem ser usados ​​para torneios futuros.

• Calculadora

Definitivamente, você precisará de uma calculadora em algum momento do dia para descobrir a classificação da equipe. Se você precisar passar para os procedimentos de desempate, você definitivamente não quer fazer essa matemática na sua cabeça! Você pode até ter um público, e você vai querer ter certeza absoluta de que seus cálculos estão corretos.

• Papel extra

Você nunca sabe quando isso será útil.

• Prancheta ou fichário

Isso não é obrigatório, mas é útil manter todas as suas informações em um local central.

• Informação de contato da equipe

Seja uma cópia impressa do número de telefone de todos ou um monte de e-mails em seu smartphone, certifique-se de ter uma maneira de entrar em contato com cada um dos contatos principais da equipe. Isso é extremamente importante se o torneio for cancelado devido ao mau tempo - você definitivamente não quer que as equipes dirigindo em mau tempo apenas para aparecer em um ginásio vazio!

• Informações de contato dos funcionários

O mesmo vale para os funcionários.

• Kit de primeiros socorros e bolsas de gelo

Esperançosamente, você não terá que usar um kit de primeiros socorros ou qualquer bolsa de gelo, mas é uma boa ideia estar preparado. As equipes também devem trazer seus próprios, mas você não pode contar com isso. Tenha algumas bolsas de gelo "instantâneas" em mãos (você sabe, o tipo que você aperta para ativar) para que você não precise encontrar um freezer para eles.

⇒ Antes do início do torneio

• Chegue ao ginásio o mais cedo possível, pelo menos 60-90 minutos antes do início do primeiro jogo. Esta janela será o seu horário de maior movimento, e não há nada pior do que equipes começando a chegar enquanto você ainda está configurando as coisas.
• A primeira coisa a fazer é começar a preparar os tribunais. Mas, não tente fazer tudo sozinho! Conte com a ajuda de outras pessoas. Deixe os times saberem que se eles estão jogando primeiro, eles são responsáveis ​​por estabelecer os tribunais, incluindo as redes, antenas, oficiais se posicionam, e acolchoamento de segurança para os postes.
• A altura líquida das mulheres é de 2,24 metros (ou 7 pés e 4 polegadas) e a dos homens é 2,43 metros (8 pés). Se você está organizando um torneio misto, a altura da rede dependerá das regras específicas que você selecionou para o seu torneio, mas geralmente é definido na altura das mulheres.
• Depois que os tribunais forem configurados, verifique cada quadra para ter certeza de que as antenas e almofadas de segurança foram adicionadas. O oficial em cada tribunal irá confirmar isso também, mas vai economizar algum tempo se você identificá-lo mais cedo.
• Prepare as mesas e cadeiras do apontador, e certifique-se de que cada tabela contém os seguintes itens:
  • uma cópia da programação colada nele
  • canetas para marcar
  • pontuação flip cards
  • planilhas de pontuação suficientes para cada jogo
  • cartões de escalação de time
• Grave as chaves do torneio e cópias da programação em um local central.
• Identifique cada um dos tribunais por um número. Quando as equipes começam a chegar, eles estarão procurando pelo tribunal 1, tribunal 2, etc, então não se esqueça de adicionar esses rótulos! Até mesmo um pedaço de papel colado no estande do árbitro funcionará (lembre-se do papel extra que você trouxe? Veja como ele está sendo útil!).
• Certifique-se de que há espaço para espectadores. Disponha bancos ou cadeiras nas laterais, e certifique-se de que haja um caminho livre entre as quadras para que os espectadores que usam sapatos externos não andem nas quadras.
• Organize uma reunião com o capitão da equipe antes do início de qualquer jogo. Seja breve - sejam bem-vindos, identifique-se como o organizador do torneio, repasse o formato do torneio, e compartilhe qualquer outra informação relevante sobre as regras ou local do torneio. Lembre os capitães de equipe para levar de volta qualquer informação relevante para o resto de sua equipe.

⇒ Durante o torneio

• À medida que cada jogo termina, peça a um dos anotadores que traga a você (ou a alguém a quem delegou essa tarefa) uma cópia da planilha para que os colchetes possam ser atualizados. É importante atualizar isso o mais rápido possível após o término de cada jogo, porque é fácil perder essas planilhas de pontuação. Também, as pessoas acompanharão a classificação, então você vai querer ter certeza de que os colchetes refletem as informações mais atualizadas.
• Mantenha as coisas o mais arrumadas possível durante o dia. Isso não apenas torna o ambiente mais agradável durante o dia, também torna a limpeza no final do dia muito mais fácil e rápida.
• Esteja disponível para qualquer solução de problemas. Como organizador do torneio, você pode querer usar uma camisa de cores vivas para se destacar. Haverá inevitavelmente alguém procurando por você, então você vai querer ser facilmente notado. Ou, dependendo da questão, talvez nem tanto 🙂
• Veja alguns dos jogos! Não fique tão ocupado organizando a ponto de se esquecer de assistir um pouco de vôlei. Sim, vai ser um dia agitado, mas haverá calmarias, portanto, aproveite um pouco do seu tempo de inatividade.

⇒ No final do dia

• Apresente a (s) equipe (s) vencedora (s) com seus prêmios, e agradeço a todos por sua contribuição para o dia.
• Certifique-se de que todo o equipamento usado seja guardado no devido lugar. Peça aos jogadores que ajudem com isso também. Isso inclui as redes, antenas, e postes, mas também as tabelas de pontuação, bancos, cadeiras, latas de lixo - qualquer coisa que foi movida de seu local original e usada durante o dia.
• Respeite o espaço do ginásio! É um espaço emprestado, portanto, certifique-se de que seu grupo faça uma limpeza após ele mesmo. Depois de mover os bancos e pontuar as tabelas do chão do ginásio, é incrível quanto lixo é deixado para trás!
• Se você está planejando organizar outro torneio no futuro, anote todas as lições aprendidas, ou coisas que você pode melhorar na próxima vez. Isso é útil para fazer enquanto ainda está fresco.

Quanto tempo dura um torneio de vôlei?

Esta é uma grande pergunta, especialmente se você não participou de muitos torneios. Infelizmente, não é uma resposta direta. Tudo depende do número de equipes, a forma como a programação foi configurada, e quanto tempo leva cada partida individual. A melhor maneira de estimar quanto tempo um torneio vai durar é configurar uma boa programação, e tente não se desviar muito dele.

Haverá, claro, ser jogos que duram mais do que o planejado. A melhor maneira de tentar cumprir o cronograma é garantir que as equipes estejam sempre cientes de quando será o próximo jogo.

Existem muitos componentes para hospedar um torneio de vôlei, mas se você dividir em estágios e permanecer organizado, você verá que é bastante simples - especialmente depois de executar alguns. Realizar um torneio organizado significa que seu torneio começará a ter uma boa reputação, e haverá um interesse contínuo das equipes que desejam se inscrever. Lembre-se de que é para ser um dia divertido e seguro, então divirta-se!

Artigos relacionados:

O que devo levar para um torneio de vôlei indoor?

Qual equipamento é necessário para o vôlei de salão?

Melhores lanches para um torneio de vôlei

Lista de verificação de planejamento de torneio:

Faça o download do Lista de verificação de planejamento e hospedagem de torneios

Planejamento

• Escolha uma data
• Confirme o local
• Decida os tipos de equipes a serem convidadas
• Defina uma taxa de entrada
• Patrocinadores
• Defina uma data limite para o registro
• Prêmios de torneio
• Plano de Comunicações

Organizando

• Crie a programação
• Crie as chaves do torneio
• Contratar funcionários

Correndo o dia

• Materiais para trazer:
  • Bolas de jogo
  • Marcadores e canetas extras
  • Fita adesiva
  • Cópias da programação
  • Cópias dos cartões de escalação da equipe
  • Calculadora
  • Papel extra
  • Área de transferência ou fichário (não obrigatório, mas útil)
  • Informação de contato da equipe
  • Informações de contato dos funcionários
  • Kit de primeiros socorros e bolsas de gelo
• Antes do torneio começar
  • Chegue cedo
  • Configure os tribunais e tabelas de pontuação
  • Grave as chaves do torneio e a programação em um local central
  • Rotule os tribunais
  • Crie espaço para os espectadores
  • Organize uma reunião de capitães de equipe
• Durante o torneio
  • Atualize as chaves do torneio após cada jogo
  • Arrume-se ao longo do dia
  • Esteja disponível para solução de problemas
  • Veja alguns dos jogos!
• No fim do dia
  • Apresente os prêmios do vencedor e agradeça a todos
  • Arrume todo o equipamento
  • Arrume qualquer lixo
  • Anote todas as lições aprendidas para a próxima vez