Como fazer exame minutos a uma Reunião do Comitê

Tomando minutos em uma reunião é uma parte vital de manter um comitê de funcionamento harmonioso. Quando você toma minutos , seu objetivo é gravar a informação que é discutido na reunião para que outros possam consultá- lo. As atas também dar direção para futuras reuniões. Ser organizado e preciso quando gravá-las é muito importante. Indo para a reunião com um plano de minutos faz tomar muito menos avassaladora. Instruções
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Traga um laptop para a reunião com você, se possível. Supondo que você digite mais rápido do que você escreve, ter um laptop com você vai ajudá-lo a tomar notas de forma mais eficiente . Você também terá parte do trabalho já realizado , quando chega a hora de escrever uma redação final da ata de distribuir.
2

Leia sobre a agenda para a reunião antes do tempo para que você saiba o que esperar e ouvir . Você pode querer preparar uma folha com espaço em branco em cada tema na agenda para fazer de anotações mais fácil. Se o fizer, vai manter suas notas organizado e na tarefa.
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Comece por gravar as informações básicas , tais como a data , hora, local e data do próximo encontro . Anote os nomes das pessoas na reunião . Alternativamente, passar em torno de uma folha de presença .
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Concentre-se em registrar os principais pontos de discussão da comissão de , em vez de lutando para anotar cada pequeno detalhe . Não se preocupe com asseio ou escrevendo frases completas enquanto estiver a tomar minutos - uma vez que é apenas uma versão preliminar, você pode voltar mais tarde e torná-lo coerente. Contanto que você pode entender o que você escreveu quando você olha para trás , não se estresse sobre como fazer a primeira versão aparecem formal. Você quer ser capaz de ouvir o que está sendo dito , além de tomar nota das principais ideias .
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Digite um rascunho final da ata , o mais rapidamente possível após a reunião termina. Dessa forma , será fresca em sua mente , e você não terá que se esforçar para se lembrar de nada . O formato do projecto final depende da formalidade da reunião, mas geralmente você deve escrevê-lo em um estilo narrativo e objetiva. Lista as informações de fundo ( data, hora e os participantes ) no topo da página. Use subtítulos para organizar os temas de discussão . Concluir com a data e local da próxima reunião - . E, possivelmente, uma agenda preliminar
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Distribua os minutos para todos os membros do grupo por e-mail ou pessoalmente. Você pode querer tê-los rubricar seus nomes em uma lista para que você tenha um registro que todos receberam uma cópia.